Assistenz der Geschäftsführung & Projektassistenz (m/w/d)

Über die Position

Sie unterstützen die Geschäftsführung des OeAD und die Innovationsstiftung für Bildung bei administrativen und projektbezogenen Aufgaben. Dabei arbeiten Sie in einem internationalen Umfeld, das Bildung, Forschung und Kultur verbindet.

Hauptaufgaben

• Organisation der Büroabläufe der Geschäftsführung (Terminverwaltung, Bestellungen, Rechnungskontrolle).
• Unterstützung bei internen und externen Veranstaltungen, Workshops und Seminaren.
• Fristenmanagement, Kontaktdatenpflege und Vertragsverwaltung.
• Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post sowie Dokumentenablage.
• Telefonische und schriftliche Korrespondenz in Deutsch und Englisch.
• Empfang und Betreuung von Gästen der Geschäftsführung.
• Organisation von Sitzungen, Protokollführung und Dienstreiseplanung.

Anforderungsprofil

• Abgeschlossenes Hochschulstudium oder Matura, idealerweise mit einschlägiger Ausbildung oder Berufserfahrung.
• Sehr gute MS‑Office‑Kenntnisse.
• Deutschkenntnisse auf C1‑Niveau, Englischkenntnisse mindestens B1.
• Hohe Genauigkeit, Organisationstalent und erste Erfahrungen im Projektmanagement.
• Freundliches, gepflegtes Auftreten sowie Teamfähigkeit und Stressresistenz.

Erforderliche Kenntnisse

• MS Office

Was wir bieten

• Vollzeitstelle (37,5 Std.) mit einem Bruttogehalt ab 3.463,80 € pro Monat.
• Ein interdisziplinäres, engagiertes Team mit Fokus auf Bildung und Innovation.
• Unbefristeter Arbeitsvertrag und sofortiger Arbeitsbeginn.