Office Management Coordinator (w/m/x)

Über die Position

Freshfields, eine der führenden internationalen Anwaltskanzleien mit über 5.500 Mitarbeitenden an mehr als 30 Standorten, sucht für ihr Wiener Büro ab sofort einen Office Management Coordinator (w/m/x) im Rahmen einer Karenzvertretung. Die Stelle ist befristet, voraussichtlich für zwei Jahre.

Hauptaufgaben

• Büroorganisation und Logistik: Posteingang und -ausgang koordinieren, Getränke und Büromaterialien bereitstellen
• Gebäudemanagement: Büroflächen betreuen, technische Mängel melden und Reparaturen mit externen Dienstleistern koordinieren
• Sicherheit und Compliance: Notfall- und Sicherheitspläne pflegen, Übungen organisieren und interne Standards einhalten
• Mitarbeiter-Services: Ansprechpartner für Bürofragen, Onboarding neuer Kolleginnen und Kollegen sowie Aufmerksamkeiten und Anerkennungen organisieren
• Vertrags- und Dienstleistermanagement: Wartungsverträge, Projekte und die Zusammenarbeit mit externen Partnern unterstützen

Anforderungsprofil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (Matura)
• Sehr gute Umgangsformen, gepflegtes Erscheinungsbild und sicheres, freundliches Auftreten
• Hohe Serviceorientierung mit einem Auge fürs Detail
• Sehr guter Sprachausdruck in Deutsch und Englisch
• Verantwortungsbewusste, sorgfältige und termingerechte Arbeitsweise

Was wir bieten

• Abwechslungsreiche Aufgaben in einem internationalen Umfeld
• Breites internationales Learning & Development-Angebot
• Zentral gelegenes, modernes und barrierefreies Büro
• Benefits und Mitarbeitendevents (Wellbeing-Programme, Sportangebot, Feierlichkeiten)
• Vollzeitbasis: Brutto-Monatsgehalt ab 2.000 EUR, mit Möglichkeit der Überzahlung je nach Erfahrung